Se você está em uma posição de gestão e liderando pessoas em Home Office pela primeira vez em sua carreira, não seja tão crítico(a) consigo mesmo(a). Muitas pessoas estão vivendo o mesmo cenário atualmente e, felizmente, você tem o privilégio de conseguir trabalhar e se manter, mesmo de casa. O importante se organizar rápido, pois essas medidas podem ser diretamente responsáveis pela manutenção de clientes e empregos. Nesse artigo vou dar algumas dicas e consolidar aprendizados da minha experiência. Espero que sejam úteis.

Liderar pessoas é um processo complexo e desafiador. Considere um nível de complexidade ainda maior quando falamos de liderar um grupo de pessoas em home office (ou teletrabalho). Porém, como tudo na vida é uma questão de prática, o importante é estruturar os processos, colocá-los em prática, criar rotinas de aprimoramento e então os resultados virão.

Mesmo antes da pandemia do Coronavírus (COVID-19), o trabalho remoto já vinha ganhando força em alguns segmentos da economia. Em função disso, existem boas práticas consolidadas e bastante material sobre o assunto. Confira alguns pontos para alinhar seus processos de gestão:

Gestão via Home Office 01: Crie processos claros de comunicação

Uma das diferenças mais críticas entre a gestão presencial e a remota é o fluxo de comunicação. Ao contrário do escritório onde você circular entre as pessoas e bater um papo, no trabalho remoto a comunicação exige outras competências.

É necessário criar processos para que a sua equipe e você consigam se comunicar de forma eficiente. Esses processos não precisam ser super elaborados e, no início, eles não vão ser perfeitos. Sem problemas! O importante é criá-los e ir melhorando com o tempo. 

Outra diferença essencial do trabalho presencial para o regime de home office é que enquanto no primeiro a comunicação é principalmente oral, no segundo ela ocorre principalmente de forma escrita. Isso aumenta ainda mais a importância dos processos, pois as pessoas precisam saber onde ler e onde escrever o que precisam.

A definição de canais:

Para que o fluxo de comunicação possa funcionar de maneira prática para as pessoas, o primeiro passo é definir as regras do jogo, por exemplo:

• Quais assuntos devem ser discutidos por e-mail?
• Quais assuntos devem ser discutidos por ferramentas de mensagem (Slack/Teams/Whatsapp/)?
• Qual(is) canal(is) deve(m) ser acompanhado(s) diariamente pelo time?
• Qual o canal essencial para videoconferências internas?
• Qual o canal essencial para videoconferências com clientes?

Agindo dessa forma, você alinha com sua equipe o esquema tático da comunicação, facilitando a vida de todos. Outro passo importante é: documente todas as decisões importantes por escrito no canal acordado. Como líder de um time remoto, você precisa documentar ao máximo todas as decisões.  

Após definir os canais, você precisa definir o timing do time. Por exemplo, mensagens urgentes vão em que canal e qual é o tempo esperado de resposta? E as não-urgentes? Também peça para sua equipe avisar uns aos outros quando estão e não estão disponíveis (seja por motivos pessoais, trabalho focado, reuniões etc.). 

É preciso que as expectativas estejam super claras, tanto de onde se falar de cada assunto, assim como de quando se pode contar com colegas. Por isso, não esqueça de documentar esses processos. 

Gestão via Home Office 02: Seja ágil na correção de processos

Se em uma rotina presencial já é importante corrigir processos equivocados o mais rápido possível, no trabalho remoto isso é ainda mais importante. Você precisa garantir que todo mundo sempre esteja na mesma página e, caso haja algo que precisa ser transformado ou corrigido, fale com a pessoa o mais rapidamente possível.

O melhor jeito de fazer isso é por videoconferência com um software da sua preferência. Dessa forma, vocês conseguem falar e se ver e a comunicação fica menos fria e impessoal.

Gestão via Home Office 03: Saiba filtrar as mensagens recebidas diariamente

Como líder de um time remoto, você vai receber um número muito maior de mensagens, e-mails, documentos por dia. Para não se perder nas prioridades, é importante que você tenha um método para lidar com todo esse volume de informação. 

Que tipo de mensagem você responde primeiro? Em caso de emergência, por onde eles devem te contatar? Qual o tempo máximo de resposta que você demora? etc. etc. etc. 

Qual vai ser esse método varia do seu time, do seu negócio e da sua personalidade, entretanto ele precisa existir e sua equipe precisa saber como ele funciona. Assim, eles sabem o que esperar de quando entram em contato com você.

Gestão via Home Office 04: Feedbacks são essenciais

É muito difícil acertar qualquer coisa de primeira. Por isso, é importante que você valide com seu time o que está funcionando e o que não está indo bem nos novos processos e interações.

Infelizmente, a menos que sua empresa tenha uma cultura MUITO forte de feedbacks, é difícil que seus liderados te deem esses insights sem um pedido. Por isso, é essencial que você peça por eles, seja por e-mail, aplicativo ou call. 

Se por um lado é importante que você peça muitos feedbacks, por outro também é que você os dê. Sempre que você observar algo que poderia ser melhor ou que está ótimo, não perca a oportunidade de dar feedbacks positivos ou construtivos. Assim, você reforça o que tá bom e ajuda a mudar o que não tá.

Gestão via Home Office 05: Empatia com as pessoas é essencial

Na linguagem oral, existe uma série de elementos não-verbais que ajudam a que outras pessoas nos entendam de forma mais clara. O tom de voz, nossa postura, a linguagem corporal etc. tudo isso ajuda. Na linguagem escrita, não temos nada disso. Então, precisamos pensar bem antes de escrever e garantir que o tom da mensagem está adequado. 

Por outro lado, precisamos entender que, às vezes, na pressa do dia a dia, a outra pessoa escreveu a mensagem sem pensar e não quis ser grossa, apesar da mensagem eventualmente poder soar assim. Na dúvida, assuma que a pessoa tem as melhores intenções possíveis e/ou pergunte o que ela quis dizer. Isso evita muitos mal-entendidos. 

Assim como é bom que você tenha essa atitude com mensagens de outras pessoas, é importante que você pergunte e saiba escutar o que foi interpretado a partir da sua comunicação.Ficou na dúvida de se soou grosso? Pergunte. Se tiver ficado, peça desculpas.

Gestão via Home Office 06: Cultura e rituais internos são muito importantes

O fortalecimento da cultura interna é um aspecto essencial para manter o engajamento das pessoas e, em regime de Home Office, ela é ainda mais importante. Considere que sua equipe não está no mesmo lugar, compartilhando os mesmos momentos, vivendo o clima da empresa.

Para engajar as pessoas você vai precisar construir estratégias de comunicação coletivas que emulem esse clima, e também estratégias totalmente individuais e customizadas. Nesse caso, é muito importante manter proximidade e alinhamento com a área de RH da sua empresa. Conversar com outras lideranças também é essencial, afinal a manutenção da cultura é um desafio de todos.

Conclusão:

A gestão eficiente pressupõe contato frequente entre as pessoas (aquela boa conversa olho no olho para colocar os assuntos em dia), mas em tempos de distanciamento social e pandemia, esses encontros provavelmente serão realizados por videoconferência (durante um bom tempo).

Com o objetivo de manter sua equipe focada e engajada, nesse momento é imprescindível que os fluxos de comunicação estejam claros para todos os envolvidos. Todos os momentos e canais de conversa devem ser reforçados constantemente, criando assim uma série de rotinas de comunicação e melhorias.

Exercitando a capacidade de se colocar no lugar do outro, comunicando com atenção aos detalhes e buscando a máxima eficiência possível (diante do cenário atual) teremos sucesso em nossa empreitada de Home Office, sempre com o objetivo de manter clientes e consequentemente buscar a manutenção da receita gerada.

Algumas recomendações de leitura (em inglês)

• Jason Fried and David H. Hansson. Remote: Office Not Required. Crown Business, 2013. 
• Claire Lew. A Guide to Managing Remote Teams. 2ed. Know Your Team.  
• Anne Savina. The ultimate guide to remote work. Miro.